File - Alertas
Tipo de Alerta, a empresa pode definir tipos de alertas distintos e os mesmos podem ser utilizados internamente para registar
tarefas pedidas. Pedidos para a Contabilidade, expediente dos paquetes, etc.
Estado do Alerta, um alerta é criado com objectivo de alertar para uma determinada tarefa a realizar em determinado
momento. Assim na sua criação o seu estado normal é “Aberto”. Só a alteração do estado para “Fechado” retira o alerta da
lista dos alertas pendentes de resolução.
Data objectiva do Alerta, normalmente associada ao momento em que a tarefa deva ser realizada.
Número de dias de antecedência, da data limite, em que o alerta começa a aparecer ao utilizador.
Destinatário do Alerta, pode ser o próprio, um outro funcionário da empresa, ou até um grupo de utilizadores, tipo “Contabilidade”.
Observações, Este campo tem a particularidade de não poder ser alterado, a alteração a esta descrição conduz a um adicionar de texto ao já existente, registando o utilizador da alteração, bem como a data e hora.
tarefas pedidas. Pedidos para a Contabilidade, expediente dos paquetes, etc.
Estado do Alerta, um alerta é criado com objectivo de alertar para uma determinada tarefa a realizar em determinado
momento. Assim na sua criação o seu estado normal é “Aberto”. Só a alteração do estado para “Fechado” retira o alerta da
lista dos alertas pendentes de resolução.
Data objectiva do Alerta, normalmente associada ao momento em que a tarefa deva ser realizada.
Número de dias de antecedência, da data limite, em que o alerta começa a aparecer ao utilizador.
Destinatário do Alerta, pode ser o próprio, um outro funcionário da empresa, ou até um grupo de utilizadores, tipo “Contabilidade”.
Observações, Este campo tem a particularidade de não poder ser alterado, a alteração a esta descrição conduz a um adicionar de texto ao já existente, registando o utilizador da alteração, bem como a data e hora.
Cada documento pode ter N alertas, vários para o mesmo dia, para dias diferentes e colocados por diferentes utilizadores. Um indicador no canto superior direito revela quantos alertas ativos existem a qualquer momento, clicando nesse indicador, o utilizador obtem uma lista detalhada.
Alertas automáticos
Existe a possibilidade de configurar alertas automáticos para que estes sejam associados aquando da criação do file. Pode encontrar a lista no gestor de tabelas / files / documentos / tipos de alertas automáticos.
Com esta ferramenta pode configurar alertas com datas relativas à de criação, início ou fim de serviço.
Eis alguns exemplos práticos:
- confirmar pagamento 3 dias após a data de criação (exemplo)
- alertar para a emissão de documentação 7 dias antes do início do serviço (exemplo)
- efetuar inquérito de qualidade 3 dias após o fim do serviço (exemplo)
Alertas com destinatário
Quando o alerta é criado com um destinatário que não o funcionário de criação, passa a existir o controlo de leitura.
Por exemplo:
Quando o alerta é criado com um destinatário que não o funcionário de criação, passa a existir o controlo de leitura.
Por exemplo:
- operacional cria alerta a requesitar pré-pagamento para o grupo de utilizadores "DAF" o alerta aparece por ler ao grupo DAF quando um dos utilizadores do grupo DAF abre o alerta este é considerado lido automaticamente, na ficha do alerta será indicado o estado de leitura relativo a cada um dos restantes utilizadores.
- neste momento o operacional sabe que o seu alerta foi lido ficando em processamento
- o utilizador do DAF ao responder, elimina o estados pendentes de leitura dos restantes utilizadores e o alerta passa a estar por ler para o operacional
Notificação de alertas
No canto superior direito da janela da aplicação aparecem múltiplos indicadores, incluindo um com o numero de alertas ativos. Caso existam alertas por ler o seu numero aparece entre parentesis. A verificação é feita periódica e automaticamente, pelo que ao serem detetados novos registos o numero irá pulsar.